Programme de la formation

• Préparer son environnement de travail pour retrouver aisément les documents créés et utiliser au mieux l’interface de Word en fonction du type de document à réaliser.

• Un nouveau document est créé à partir d’un document vierge ou d’un modèle. Après modification, il est enregistré. Fonctionnalités utilisées : créer un document basé sur un modèle, ouvrir, enregistrer un document Connaissances sur le traitement de texte : intérêt d’utiliser un modèle, distinguer un document d’un modèle dans l’Explorateur de fichiers

• L’environnement de travail est préparé sur le poste de travail du candidat pour faciliter la saisie puis la gestion du texte : le zoom sélectionné permet d’afficher toute la largeur de la page, la règle est affichée dans le document, les caractères non imprimables sont visibles, le mode d’affichage sélectionné est en rapport avec le type de modification à effectuer. Fonctionnalités utilisées : zoom, affichage des caractères non imprimables, affichage de la règle…. Connaissances sur le traitement de texte : intérêt des principaux modes d’affichage

• Saisir et mettre en forme un texte court pour créer des documents textuels (lettres, notes d’informations, avis…) présentés de façon claire et harmonieuse et prêts à être imprimés.

• Le document est correctement complété et modifié, il n’y a pas de fautes d’orthographe, les textes et chiffres sont correctement alignés avec ou sans points de suite grâce aux tabulations, des liens vers des sources externes sont insérés. Fonctionnalités utilisées : saisie de texte, suppression de texte, séparation/regroupement de paragraphes, recherche/remplacement de texte, copie, déplacement de texte, déplacement du point d’insertion, vérification orthographique, insertion de symboles, pose et modification de tabulations, insertion de liens hypertextes Connaissances sur le traitement de texte : règles de ponctuation, méthode pour placer un texte en début de ligne ou de page, méthode pour éviter de séparer deux mots par un espace trop grand, intérêt des tabulations

• Le texte est mis en valeur à l’aide des attributs Gras, Italique… et par l’application d’une police et d’une taille facilitant la lecture ; les paragraphes sont mis en forme selon leur type (titres, NB, listes numérotées, listes à puces, encadré). Fonctionnalités utilisées : copie de mise en forme, outils de mise en valeur (police, gras, italique, couleur, casse…), outils d’alignement, interligne, retrait, liste à puces, espacement des caractères Connaissances sur le traitement de texte : principaux raccourcis-clavier pour sélectionner du texte, explication de l’apparition des espaces entre les mots suite à la justification, méthodes d’encadrement du texte

• L’ensemble du document est homogène grâce à l’application d’un thème et de styles ; la répartition du texte dans la hauteur et la largeur de la page est harmonieuse. Fonctionnalités utilisées : application de styles, application d’un thème Connaissances sur le traitement de texte : intérêt d’utiliser les styles, un thème.

• Insérer des images, tableaux, dessins en conservant la structure de la mise en page pour obtenir des rapports et documents illustrés.

• Le document est illustré à l’aide de tableaux, images et formes graphiques ; ces éléments s’intègrent parfaitement dans le texte, ils sont disposés de façon équilibrée dans les pages et mis en forme afin d’assurer une homogénéité esthétique. Fonctionnalités utilisées : insertion et modification de tableau, insertion et modification d’images, formes graphiques Connaissances sur le traitement de texte : notion d’habillage du texte

• Vérifier et modifier la mise en page pour obtenir une version finalisée du document prête à être imprimée, facilement lisible pour son destinataire et clairement présentée.

• La mise en page du document (marges, orientation…), l’intégration d’en-têtes et pied de page permettent une impression correcte de quelques pages ou de tout le document. Fonctionnalités utilisées : saut de page, en-tête et pied de page, filigrane Connaissances sur le traitement de texte : indication d’un groupe de pages contiguës ou pas pour l’impression, les différentes tailles et orientations de papier

• Les paramètres d’impression sont facilement vérifiables avant impression par l’utilisation de l’aperçu avant impression. Fonctionnalités utilisées : aperçu avant impression

• Structurer et mettre en page des documents volumineux comprenant notes de bas de page, table des matières, index… pour obtenir des documents de type rapports, thèses… homogènes et structurés.

• Un document de plus de 20 pages comprenant table des matières, notes de bas de page et index est mis en page ; sur une page, le texte est justifié et disposé en colonnes, les espaces entre les mots sont équilibrés car la césure des mots est correctement effectuée. Fonctionnalités utilisées : section, mise en colonnes, insertion de table des matières, insertion d’entrée d’index, insertion de notes de bas de page Connaissances sur le traitement de texte : utilisation des césures pour réduire les espaces entre les mots, condition pour la génération d’une table des matières

• Pour faciliter la navigation dans le document, le plan est affiché et des signets sont intégrés dans le texte. Fonctionnalités utilisées : création de signet Connaissances sur le traitement de texte : condition pour la constitution du plan visible dans le volet de navigation

• Créer ou modifier des éléments de mise en forme personnalisés (modèle, style…) pour réaliser des documents homogènes et gagner du temps lors de leur conception.

• Pour faciliter la création de nouveaux documents homogènes, un modèle est créé ; il s’appuie sur un thème personnalisé comprenant jeux de styles et jeux de polices et contient des styles personnalisés et des insertions automatiques. Fonctionnalités utilisées : création d’un style, insertion automatique, modification d’un thème, création d’un modèle

• Créer un mailing (ou publipostage) à partir d’un classeur Excel, d’une liste d’adresses ou des contacts Outlook pour automatiser l’impression et l’envoi de documents à un grand nombre de destinataires.

• Un document est créé et lié à une liste des destinataires. Fonctionnalités utilisées : associer une liste de destinataires à un document

• Certains champs de cette liste (par exemple, le nom, l’adresse des clients) sont intégrés dans le document. Fonctionnalités utilisées : insertion d’un champ de fusion

• Les lettres de mailing sont générées et envoyées par courrier ou par email. Fonctionnalités utilisées : exécution d’un mailing avec un critère de filtre

• Partager ou transmettre un document dans un format adéquat pour en permettre la lecture ou la modification en équipe y compris pour les personnes en situation de handicap

• Le document est exploitable pour des personnes en situation de handicap et disposant d’un système de Lecture à l’écran. Il est envoyé par e-mail à un ou plusieurs destinataires au format Word ou dans un des formats utilisés par l’entreprise (Google Docs, LibreOffice Writer…) ou, s’il ne doit pas être modifié, au format PDF. Connaissances sur le traitement de texte : méthode pour s’assurer qu’une personne en situation de handicap peut lire le document, intérêt du format PDF, interopérabilité entre les traitements de texte

• En vue d’un travail d’équipe, il est enregistré sur un espace partagé tel qu’un espace OneDrive, un site d’équipe SharePoint ou une équipe Teams afin que les collaborateurs puissent y accéder et le modifier. Le mode Suivi des modifications et la pose de commentaires permettent alors aux collaborateurs d’échanger sur le contenu du document. Fonctionnalités utilisées : mode Suivi des modifications, pose de commentaires, acceptation/rejet de modification, Connaissances sur le traitement de texte : intérêt des espaces partagés (OneDrive, SharePoint, Teams), cas d’utilisation de tel ou tel espace